目的からはじめよう

2025年は、イベントを主催することがそこそこ多い年でした。

それ以外にも全社イベントの取りまとめをやったりなどしました。

そうしたイベント運営を行なっていて非常に痛感したことが「イベントは目的から始まる」ということです。

これは決して大袈裟ではなく、目的を決めるところからイベントの全ては始まり、そして決まります。

逆に目的を決めないまま走り出したイベントでは、一貫性も統一感もない曖昧なイベントになってしまいます。

今回は、そんなイベント運営において非常に重要な「目的」の、たった一つの意義を紹介します。

目的の意義、１選

早速ですが、目的の意義はズバリ「意思決定の尺度になること」です。

目的が決まっていると、様々な意思決定を行う上での絶対的な尺度を持つ事ができます。

なぜ尺度が必要かというと、イベントには所謂「決めの問題」と言われるような煩雑な意思決定が溢れており、それを決めるのがめちゃくちゃめんどくさいからです。

例えばゲストを何人呼ぶのか、一つのテーブルに何人座ってもらうのか、イベント内の企画は何をするのか、参加者には何を配るのか etc...

これらの意思決定は一見適当に決めてしまわないと答えが出ない様なものに思えます。それによって自信を持った意思決定ができなかったり、できたとしても判断に時間がかかってしまったりと、細かい悩みの種になりがちです。

しかし、目的を持つ事によってこれらは大部分が解決できる様になるというのが非常に大きな意義なのです。

以下の具体例を見てみましょう。

あなたはとある会社のエンジニアです。

ある日あなたは上司からこの様に告げられました。

「うちの会社では、1Qに1回技術イベントを開催することになってるんだよ。そのイベントは毎回エンジニアが持ち回りでやることになってるから、今回は君にお願いしたい」

流石に持ち回りでと言われて断るのは中々難しいので引き受けてしまいましたが、何から始めていいか分かりません。

過去の事例を見てみても、あまり一貫性がなく成果も出ていなさそうだったので参考にできるものがありませんでした。

仕方ないので一旦コンテンツを決めようと思ったのですが、何も前提条件がないので何のテーマにすればいいか分からないですし、その手がかりもありません。

かといって、それ以外にもケータリングやテーブルの構成、懇親会の方式など、どう決めていいのか分からないことが多すぎて手詰まりになってしまいました。

そうして悩んでいると天から声が届きます。

「目的、目的を決めるのです...さすれば道は開けるでしょう...」

よく分かりませんでしたが、とりあえずイベントの目的を決めてみることにしました。
確か上司が「このイベントで採用に繋がったらいいなぁ〜」と言っていた気がするので、今回のイベントでは「開発組織と外部の接点を増やすこと」を目的に設定しました。

会社の事を知ってもらって、社内の人間とのつながりを作ることによって採用に繋げる狙いです。

そうして目的を決めたあなたは、今まで悩んでいた事に答えが出せそうになっていることに気が付き、次々と意思決定を進めていきます。

開発組織を知ってもらうために前半をLT形式にする。テーマは「僕が考えた最強のチーム開発環境」にして、社内２人、公募２人でチームで取り入れているスループット向上施策などを紹介してもらう場にする
後半は懇親会形式にする。接点を増やすために、各テーブルに2人社内のエンジニアを配置して、外部参加者4人と合わせて6人テーブルにする。
接点を作るという形式のため、前半のLT部分はギュッと短くして、後半を長めに取ることにして、多くコミュニケーションを取ってもらう。
いろんな人と接点を作って欲しいので立食形式にする。そのためにケータリングも弁当とかではなく、オードブルを各自取ってもらう形式にする
ある程度濃い接点を作るために、イベントの定員は20人と少なめに設定する。
イベント内で接点が切れないように、各テーブルにカジュアル面談のQRを置いたり、社員にNFCカードを配布してSNS交換を簡単にできる様にする

などなどなどなど...

こうしてさまざまな項目を「開発組織と外部の接点が増えるかどうか」という価値尺度で判断していった結果、一貫性のあるイベントを、あまり悩むことなく企画することができました。めでたしめでたし。